Vidéoconférence : comment briser la glace à distance ?

Le travail à distance présente beaucoup d’avantages : moins de transport, plus de flexibilité et de temps en famille, moins de perturbations par les collègues. Mais il pose aussi des défis pour les équipes qui choisissent (ou sont contraintes) de travailler dans ce nouveau contexte. Comment éviter de voir les interactions réduites à la froideur d’une conversation par écran interposé ? Comment maintenir le lien, créer et entretenir de la cohésion … ou tout simplement mieux se connaitre quand on travaille à distance ? Les premières minutes d’une vidéoconférence sont souvent décisives.

L’animation d’une équipe à distance s’est imposée comme l’un des plus grands casse-têtes auxquels les managers sont confrontés, surtout si cette distance spatiale implique en plus une distance culturelle, temporelle ou affective. Sans le langage du corps, pas facile de détecter les désaccords éventuels, la démotivation ou tout simplement un changement d’humeur. Et comme (selon Winston Churchill) on n’improvise pas une improvisation réussie, il est nécessaire de formaliser l’informel. Il est nécessaire de réinventer une manière de créer des occasions pour se parler autrement, détecter des dysfonctionnements et surtout s’ajuster !

Voici trois outils simples et efficaces pour bien démarrer ses réunions à distance.

Icebreaker 1 : la météo de l’équipe

L’éloignement des équipes peut rendre difficile la détection des situations de surcharges de travail ou des menaces pour la santé psychique des salariés. Demander à ses collègues avant une réunion quelle est leur météo intérieure permet de s’intéresser à leurs états d’âme … ou d’accéder à des informations sur leur contexte que nous ne connaissons pas. Pour cela, plusieurs manières. A l’oral directement, si la parole est facile et que vous vous connaissez assez bien. Sinon à travers un sondage, par exemple via des plateformes collaboratives comme Wooclap, Klaxoon, Padlet ou Mentimeter.

Attention, cette question doit être traitée de manière authentique : ce n’est pas une simple formule de politesse  du type « ça va ? ». Si vous ne prenez pas en compte les réponses « orageuses », elle manquera son effet. Voire pire, produira l’effet inverse à celui recherché. Réussie, ce peut-être une opportunité de parler de ce qui nous met dans cette humeur, de comment nous pouvons aider ou tout simplement de mieux prendre nos collègues en considération. A contrario, si la personne n’a pas envie de donner des explications, n’insistez pas, prenez-le tout simplement en compte.

Icebreaker 2  : le triptyque : glad, mad, sad…

Voilà une autre technique simple pour parler de ce qui fait avancer mais aussi de ce qui nous perturbe dans notre travail. En présentiel, cet outil peut être mis en valeur grâce au management visuel. Ecrire sur des post-it ce qui nous rend heureux, fier, content mais aussi ce qui nous rend mécontent ou frustré est un bon moyen de prendre la photographie du travail d’équipe.

Là encore, à distance, vous pouvez décliner ce triptyque grâce aux nombreux outils collaboratifs. Mieux encore, les autres peuvent s’y reconnaitre en « votant » pour les contributions qui expriment le mieux leurs avis.

Icebreaker 3  : KISS (keep, improve, stop, start)

Cet outil classique ouvre l’espace de parole pour interroger notre fonctionnement en équipe de manière constructive et très concrète. Il met en avant ce qui fonctionne bien dans l’équipe, permet de proposer des solutions d’amélioration ou bien de nouvelles idées, tout cela en puisant dans l’intelligence collective pour avancer ensemble. C’est aussi une excellente opportunité pour abandonner des actions qui n’apportent pas de valeur ajoutée à l’équipe ou sont même nocives. Là encore, pour accompagner l’échange à l’oral, les nombreuses plateformes collaboratives permettent de récolter les avis de vos coéquipiers pour construire collectivement un plan d’action.

Et si, en tant que manager vous êtes à court d’idées pour proposer des moments informels à votre équipe, pourquoi ne pas les mettre à contribution ? Vous n’êtes pas le seul sachant ! Le télétravail devient une modalité alternative, partielle ou totale. De nouvelles pratiques de travail en équipe restent à inventer, en démontrant à chaque fois non seulement leur acceptabilité et leur efficacité mais aussi leur innocuité. Elles impliquent souvent des changements dans les organisations, avec davantage de subsidiarité, un management plus participatif et un nouveau mode de fonctionnement en réseau.