Télétravail, risques et opportunités

La crise du coronavirus et le confinement forcé nous ont tous plongés dans de nouvelles conditions de travail. Même les organisations les plus réticentes au télétravail ont dû sauter le pas plus rapidement que prévu.

Une dynamique de collaboration positive ?

Une récente étude ADP Resarch a mis en lumière la corrélation entre l’engagement des employés et la fréquence du télétravail.

Moi-même, en tant qu’accompagnatrice d’équipes multiculturelles très souvent "despatialisées", j'ai découvert les "réflexes vertueux" mis en place pour créer une dynamique de collaboration positive et une valeur nouvelle pour le fonctionnement des organisations.

La contrainte de la distance combinée à la différence culturelle, appréhendée habituellement comme un facteur de risque, peut devenir paradoxalement un levier d’apprentissage pour l’entreprise.

Risques et conditions de réussite du télétravail

Comment font ces équipes qui fonctionnent bien ? Quels sont les risques et comment les transformer en opportunités ?

On peut identifier cinq conditions importantes pour mesurer le degré de maturité d’une équipe "despatialisée".

1. Prendre conscience de nos modes de fonctionnement habituels

Prendre du recul sur nos modes de fonctionnement est la première étape indispensable pour éviter de nombreuses frustrations et déterminer ensuite de nouvelles règles pour bien travailler ensemble.

En effet pour modifier nos comportements, il faut déjà les identifier et les comprendre. Le confinement aura peut-être été l’occasion de nous regarder en miroir et de nous poser ces questions :

• Quels sont nos modes de communication préférés ?
• Comment prenons-nous les décisions au sein de l’équipe ?
• Comment les rôles sont-ils définis et distribués ?

2. Évaluer les risques de la distance

La distance modifie nos modes de fonctionnement et comporte trois grands risques :

• L’isolement
• La fragmentation
• La dispersion

L’éloignement physique modifie nos rapports sociaux et peut entraîner un sentiment de solitude : plus de machine à café ni de déjeuner pour parler de nos weekends mais aussi pour en savoir plus sur des projets annexes.

Dépourvus de l’accès au contexte et au langage non verbal, nous ne percevons qu'une partie de l'information et beaucoup d’éléments nous échappent.

Enfin, l’impact sur la motivation n’est pas à négliger : en l'absence d’interconnexions entre les membres de l’équipe, nous risquons de décrocher.

Il faut donc avoir conscience que les ajustements naturels ne sont plus en œuvre pour prévenir des risques d’une communication appauvrie.

• Avons-nous discuté des contraintes des membres de l’équipe (enfants ou parents âgés à charge, équipement de la maison, connexions suffisantes, ...) ?
• Avons-nous mis en place une communication soutenue sur la gestion de la situation nouvelle ?
• Avons-nous prévu des outils de sondage permettant de mesurer le climat social et de repérer les situations à risque ?

3. Réinventer et cultiver le lien à distance

Quand le contact physique n’est pas possible, le lien devient plus difficile. Il faut alors le réinventer et créer des occasions d’échanges informels, même si cela peut paraître un peu superficiel.

Les outils à distance permettent de désinhiber la parole et nous avons parfois plus d’audace pour partager des informations personnelles.

La "météo de l’équipe" que les managers "despatialisés" pratiquent pour prendre la température du climat social, permet de partager avec sincérité nos succès et nos états d’âme.

• Comment cultivons-nous ce lien à distance ?
• Avons-nous prévu des moments de convivialité à distance pas uniquement focalisés sur le travail ?
• Les réunions permettent-elles à tout le monde de s’exprimer ?
• Avons-nous mis en place des moments collaboratifs entre les membres de l’équipe de manière transversale et pas uniquement en présence du manager ?

4. Définir clairement les rôles et les objectifs

La distance met souvent à nus les dysfonctionnements au sein des équipes et nécessite une grande clarté des messages.

Le verbal prend le pouvoir et laisse peu de place aux non-dits. Si vous voulez stimuler l’efficacité de vos équipes, soyez précis sur les résultats attendus et le mode de fonctionnement à instaurer entre les membres.

Le micro-management devient contre-productif et peut avoir un effet néfaste sur la motivation. Il est plus efficace d’accompagner la progression de l'équipe en proposant de l’aide plutôt que d'essayer de tout vérifier et contrôler.

De nombreux outils collaboratifs permettent de communiquer sur l’avancée des projets sans pour autant se transformer en outil de « reporting ».

• Avons-nous défini et communiqué à tous les membres de l’équipe leurs objectifs (SMART) ?
• Savons-nous exactement ce que font les autres et quel est l’impact de notre travail sur celui de l’équipe ?
• Communiquons-nous régulièrement sur les avancées des projets et célébrons-nous les succès en commun ?

5. Connaitre nos expertises respectives, nos forces, nos faiblesses, nos envies, nos réticences

L’une des causes les plus fréquentes de la démotivation d’un membre peut être son sous-emploi, le fait d'avoir l’impression d'effectuer un travail sans valeur ajoutée.

La diversité d’expertises est un véritable atout pour l’organisation et ne pas utiliser pleinement les compétences d'une personne peut conduire à son retrait. Il est donc important de prendre le temps de connaître les expériences de chacun.

• Connaissons-nous le back-ground de nos collègues ?
• Avons-nous une idée claire de leurs compétences ?
• Savons-nous ce qu'ils aiment ou n’aiment pas faire ?
• Sommes-nous conscients de nos propres faiblesses ?
• Osons-nous demander de l’aide ?

Recréer un nouveau lien de confiance

Apprendre de cette expérience de travail à distance, même forcée et difficile, peut devenir une vraie opportunité pour les entreprises. C’est une occasion unique pour récréer un nouveau lien de confiance.

La tâche n’est pas facile car elle demande une certaine maturité et un effort d’introspection pour comprendre qui nous sommes et comment nous fonctionnons. Et pourtant c’est exactement ce que font les équipes multiculturelles et "despatialisées" souhaitant dépasser la distance spatiale et culturelle.

Dans les circonstances actuelles de "l'après-Covid", le télétravail ne peut pas se décréter comme une suite logique du confinement. Il doit s’organiser en fonction des entreprises, des métiers, des situations car il n’est pas toujours possible. Il est par exemple difficile d’intégrer un nouveau collaborateur à distance, ...

Certaines sociétés ont d'ailleurs entrepris de se faire accompagner et de proposer des formations à leurs collaborateurs pour pérenniser avec succès le télétravail. Ce n’est en effet qu’après avoir identifié les risques, peser le pour et le contre, trouvé des solutions aux difficultés générées par la distance, que l’on peut mettre en place une organisation adaptée aux différents contextes avec des règles précises et transparentes.